Tugas Mata Kuliah IT Risk

TUGAS MATA KULIAH

MANAJEMEN RESIKO INFORMASI TEKNOLOGI

JNE

Kelompok

Alvin Aldo Kassidy - 321110004

Eka Saputra Destilvianus - 321110012

Ponco Warni - 321110021

Yohan Manggala -321110026

Yuan Maria Widyastuti - 321110027

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI 

UNIVERSITAS MA CHUNG

MALANG

DAFTAR ISI

Bagian 1. Ringkasan Eksekutif

Bagian 2. Profil Organisasi

Bagian 3. Pengelolaan Layanan

3.1  Deskripsi Layanan

3.2  Tujuan dan Manfaat Layanan

3.3  Model Layanan dan Analisis

3.4  Ukuran Keberhasilan Layanan

3.5  Pengelolaan Masalah dalam Layanan

Bagian 4. Kesimpulan dan Saran

Bagian 5. Referensi

BAB 1

Ringkasan Eksekutif

Laporan ini merupakan laporan yang berisi tentang deskripsi layanan TI/SI yang disediakan oleh JNE. Perusahaan sebesar JNE pastilah mempunyai layanan TI/SI untuk men-support kegiatan bisnisnya. Untuk itulah kami mencoba melakukan identifikasi serta mendeskripsikan tujuan layanan TI/SI tersebut.

PT TIki Jalur Nugraha Ekakuris atau JNE adalah perusahaan yg bergerak dalam bidang logistik dan pengiriman barang yang bermarkas pusat di Jakarta, Indonesia.

JNE didirikan oleh Soeprapto Suparno pada tgl 26 Nov 1880. JNE dirintis sebagai sebuah divisi dr TIKI atau PT Citra van Titipan Kilat yg bergerak pada bidang jasa kurir Internasional. Karena Usaha yang semakin maju, tepatnya di tahun 1991, JNE bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan - perusahaan kurir negara Asia atau ACCA untuk memperluas jaringan internasional.

Dengan banyaknya persaingan di pasar domestik, akhirnya JNE juga mengembangkan jaringan domestik. Selama bertahun-tahun JNE dan TIKI berkembang dan menjadi 2 perusahaan yang memiliki arah diri sendiri. Oleh karena alasan ini, kedua perusahaan ini menjadi saingan. Akhirnya JNE menjadi perusahaan tersendiri dan memiliki management serta logo tersendiri.

Adapun visi JNE adalah menjadi perusahaan rantai pasok global terdepan di dunia. Sedangkan misinya adalah memberi pengalaman terbaik kepada pelanggan secara konsisten. Hingga saat ini JNE memiliki total 34 cabang, 37 agen, 264 sub-agen, dan 853 gerai yang tersebar di seluruh Indonesia.

BAB 2

Profil Organisasi

2.1 Ringkasan Organisasi

PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir didirikan pada tanggal 26 November 1990 oleh Soeprapto Suparno. Perusahaan ini dirintis sebagai sebuah divisi dari PT Citra van Titipan Kilat (TiKi) yang bergerak dalam bidang jasa kurir internasional.

Dengan delapan orang dan kapital 100 juta rupiah JNE memulai kegiatan usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan kepabeanan, impor kiriman barang, dokumen serta pengantaranya dari luar negeri ke Indonesia.

Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasional dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa negara Asia (ACCA) yang bermakas di Hong Kong yang kemudian memberi kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan wilayah antaran sampai ke seluruh dunia.

Karena persaingannya di pasar domestik, JNE juga memusatkan memperluas jaringan domestik. Dengan jaringan domestiknya TiKi dan namanya, JNE mendapat keuntungan persaingan dalam pasar domestik. JNE juga memperluas pelayanannya dengan logistik dan distribusi.

Selama setahun-tahun TiKi dan JNE berkembang dan menjadi dua perusahaan yang punya arah diri sendiri. Karena ini dua-duanya perusahaan menjadi saingan. Akhirnya JNE menjadi perusahaan diri sendiri dengan manajemen diri sendiri. JNE menlancar logo sendiri dan membedakan dari TiKi.

JNE juga membeli gedung-gedung pada tahun 2002 dan mendirikan JNE Operations Sorting Center. Kemudian gedungnya untuk pusat kantor JNE juga dibelikan dan didirikan pada tahun 2004. Dua-duanya berada di Jakarta.

Pada tahun 2002 JNE membeli gedung dan mendirikan JNE Operations Sorting Center. Gedung ini berpusat di Jakarta. Hingga saat ini JNE memiliki total 34 cabang, 37 agen, 264 sub-agen, dan 853 gerai yang tersebar di seluruh Indonesia.

2.2 Struktur Organisasi

Setiap kantor cabang dan agen memiliki tugas dan fungsi yang berbeda. Adapun agen yang memiliki fungsi sebagai :

•  menerima permintaan kirim barang dari customer
•  menginput data customer dan memberi kode destinasi pengiriman

Kantor cabang memiliki fungsi dan scope yang lebih tinggi. Berikut merupakan fungsi dari kantor cabang

• Menerima permintaan kirim barang dari customer
• Menerima permintaan kirim uang ke luar negeri (money remittance)
• Menerima permintaan logistik dari corporate untuk pengadaan barang (procurement)
• Melakukan update posisi barang kiriman
• Melakukan penyortiran barang kiriman berdasarkan lokasi destinasi
• Melakukan shipping menggunakan kurir ekspedisi ke lokasi – lokasi destinasi barang kiriman
• Mengawasi perpindahan barang melalui divisi JNE Logistik

BAB 3

Pengelolaan Layanan

3.1 Deskripsi Layanan

            JNE Divisi Logistik yang bertugas dalam melakukan pengiriman barang memiliki beberapa layanan IT yang dimanfaatkan dalam pengelolaan proses bisnisnya antara lain :

1.      My-ORION Integrated System

My-ORION Integrated System merupakan system terintegrasi yang dimanfaatkan oleh JNE sebagai layanan pengelolaan berbagai aspek dari proses bisnis JNE dalam hal logistic, mencakup di dalamnya Transaction Processing System dengan system barcode, pengelolaan pergudangan hingga distribusi barang siap kirim, hingga pengelolaan kargo. Aplikasi terintegrasi ini tersebar ke setiap cabang JNE hingga terhubung dengan aplikasi yang terpasang pada setiap agen dari masing – masing cabang.

2.      Website & Tracking Items Facility

Merupakan fasilitas pemantauan barang kiriman dengan pencocokan nomor resi barang melalui teknologi web. Pemantauan barang kiriman terambil dari data barang kiriman yang terpantau oleh system setiap cabang.

3.      Call Center / Customer Care

Fasilitas Call Center difungsikan sebagai sarana pelayanan pertanyaan pelanggan seputar barang kiriman maupun layanan yang disediakan

3.2 Tujuan dan Manfaat Layanan

     1. My-ORION Integrated System

Tujuan : Mengakomodasi perusahaan dengan fasilitas IT yang mampu mengelola permintaan pengiriman barang, mencatat perubahan lokasi barang sesuai input dari setiap cabang yang menerima kiriman, mengelola barang kiriman sesuai dengan kategori – kategori tertentu, mengalokasikan kargo pengiriman serta jadwal pengiriman barang.

Manfaat : Mengautomasi proses finansial pada perusahaan ketika terjadi transaksi kirim paket, memantau perubahan posisi barang kiriman secara akurat dan cepat.

2.Website & Tracking Items Facility

Tujuan : Mengakomodasi pelanggan dalam hal pemantauan posisi barang kiriman secara cepat dan kapan saja dengan koneksi internet, menyajikan informasi seputar profil perusahaan serta pelayanan yang ditawarkan kepada pelanggan baik pelanggan individu maupun korporasi.

Manfaat : Pelanggan dapat memeriksa posisi barang kiriman secara cepat dan akses kapan saja

3.      Call Center / Customer Care

Tujuan : Mengakomodasi pelanggan dengan penyedia informasi seputar pelayanan yang disediakan perusahaan, melayani pemeriksaan kiriman barang yang mengalami masalah seperti hilang, terlambat kirim, kondisi paket tidak baik

Manfaat : Pelanggan mengetahui informasi layanan yang disediakan perusahaan lebih lengkap, pelanggan dapat melakukan pemeriksaan lokasi barang kiriman melalui bantuan customer service, perusahaan memperoleh feedback yang dapat dimanfaatkan sebagai acuan pengembangan layanan IT perusahaan.

3.3  Model Layanan dan Analisis

·         Internet 24 jam

o  Agar web dan sistem dapat diakses 24 jam maka diperlukan akses internet 24 jam dengan kecepatan tertentu.

o  Agar cutomer service dapat mengakses web atau sistem 24 jam dalam menanggapi komplain customer

·         web 24 jam

o   agar konsumen dapat mengetahui informasi pengiriman barangnya melalui web yang dapat diakses 24 jam

o   Agar cutomer service dapat mengakses web atau sistem 24 jam dalam menanggapi komplain customer

·         Sistem 24 jam

o  Agar customer center yang menanggapi komplain dapat mengakses sistem tersebut 24 jam.

·         Customer care 24 jam

o    Untuk menanggapi komplain customer selama 24 jam

·         Server 24 jam

o    Agar web dan sistem dapat diakses 24 jam maka diperlukan server yang mensupport web dan sistem selama 24 jam pula

3.4  Ukuran Keberhasilan Layanan

Adapun tolok ukur yang diperhatikan dalam pengkajian tingkat kepuasan hasil yang diberikan oleh layanan IT perusahaan antara lain :

1.      My-ORION Integrated System

·         Penerimaan data transaksi cepat dan reliable

·         Data finansial ter-generate sesuai dengan transaksi yang berlangsung

·         Organisir barang kiriman sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan

·         Penjadwalan pengakutan oleh kargo tepat waktu

2.      Website & Tracking Items Facility

·         Informasi barang kiriman sesuai dengan resi kirim

3.      Call Center / Customer Care

·         Kepentingan pelanggan terpenuhi melalui respons dari customer service

·         Masukan dari pelanggan memberi kontribusi berupa peningkatan kualitas layanan yang terukur dari unsur komplain pelangga

3.5  Pengelolaan Masalah dalam Layanan

·         Internet lemot atau jaringan error : Incident management, problem management (tergantung frekuensi, kalo banyak jadi problem management)

·         Web down, salah info : Interaction management, request management, incident management, problem management (tergantung frekuensi, kalo banyak jadi problem management)

·         Sistem down : Interaction management, incident management, problem management (tergantung frekuensi, kalo banyak jadi problem management)

·         Tidak ada customer service yang tersedia, jaringan telepon putus : request management

·         Server down, lampu mati, data server hilang / rusak : incident management, problem management (tergantung frekuensi, kalo banyak jadi problem management)

BAB 4

Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan

·         Sudah adanya penerapan TI dalam proses bisnis JNE namun masih butuhnya Risk management lebih lanjut untuk memperkecil terjadinya  resiko terhadap suatu sektor dalam organisasi.

·         Sudah memiliki tolok ukur dimana dapat menjadi indikator dari terjadinya sebuah resiko.

·         Sebesar serta sekuat apapun suatu organisasi dalam menerapkan solusi IT yang hebat masih terdapat resiko yang berpotensi menghancurkan proses bisnis .

·         Potensi untuk mengembangkan proses bisnis yang ada sangat besar mengingat adanya pesaing yang memiliki struktur proses bisnis yang kurang lebih sama.

Saran

·         Solusi IT serta risk management perlu diperbaharui seiring dengan berkembangnya proses bisnis.

·         Risk management perlu dibentuk sejak dini untuk mengatasi masalah-masalah yang dapat terjadi selama proses bisnis berlangsung.

·         Tolok ukur dapat saja diperbaharui dikarenakan proses bisnis yang semakin berkembang apabila adanya kemungkinan potensi untuk melakukan ekspansi usaha serta berbagai faktor lainnya untuk mengubah proses bisnis yang ada.

  

BAB 5

Referensi

http://id.wikipedia.org/wiki/JNE